Как детскому саду или школе подать уведомление в Роскомнадзор: пошаговая инструкция с заполнением

Муниципальные дошкольные и общеобразовательные учреждения — МБДОУ, МБОУ, МКУ — являются операторами персональных данных по статье 3 152-ФЗ, потому что они обрабатывают ПДн воспитанников, обучающихся, их родителей и сотрудников. По части 1 статьи 22 152-ФЗ оператор обязан уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать ПДн до начала обработки. Исключения из части 2 статьи 22 (только данные сотрудников / разовый договор / обезличенные данные) для образовательных учреждений не применяются: учреждение всегда обрабатывает ПДн третьих лиц (детей и их родителей), хранит данные в архивах после выпуска (в соответствии с архивным законодательством и номенклатурой дел), работает со специальными категориями (медицинские сведения о здоровье ребёнка). РКН ведёт реестр операторов; отсутствие уведомления у МБДОУ/МБОУ может быть выявлено при автоматизированном мониторинге РКН и по жалобам. Штраф для юрлица — 100 000–300 000 ₽ по части 10 статьи 13.11 КоАП. Эта статья — пошаговая инструкция, как заведующему или директору правильно заполнить уведомление, чтобы РКН не вернул его на доработку. Источники: pd.rkn.gov.ru, статья 22 152-ФЗ, приказ Рособрнадзора №1493.

Проверьте, есть ли ваше учреждение в реестре операторов — бесплатно по ИНН ←

Когда подавать уведомление: новое учреждение и «задним числом»

Новое учреждение (зарегистрировано в этом году): уведомление подаётся до начала фактической обработки ПДн, то есть до приёма первого ребёнка / зачисления первого ученика / приёма первого сотрудника. На практике — сразу после получения лицензии на образовательную деятельность и до открытия сайта.

Действующее учреждение без уведомления (работает 5/10/20 лет, но не уведомляло РКН — частая ситуация для бюджетных учреждений, открытых до массового вступления в силу 152-ФЗ в 2006 году): уведомление подаётся срочно, в графе «Дата начала обработки» указывается реальная дата начала обработки, а не сегодняшняя — то есть, например, «01.09.1994» для детского сада, открытого в 1994 году. РКН не штрафует за «опоздание» — штраф только за факт неуведомления. Чем раньше подаёте — тем лучше.

Подробнее о сроках: «За сколько дней до сбора ПДн нужно уведомить РКН».

Способ 1. Электронная подача через Госуслуги (КЭП обязательна)

Шаг 1. Авторизоваться на pd.rkn.gov.ru

Откройте pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/. Кнопка «Войти через Госуслуги (ЕСИА)». Авторизуйтесь учётной записью юридического лица (МБДОУ/МБОУ) — не учредителя, не заведующего как физлица.

Для авторизации нужны: подтверждённая учётная запись руководителя на Госуслугах + сертификат КЭП заведующего/директора, оформленный на учреждение в Удостоверяющем центре Казначейства РФ (для бюджетных учреждений — бесплатно).

Шаг 2. Заполнить реквизиты Оператора

Введите данные учреждения:

Важно: наименование должно совпадать с записью в ЕГРЮЛ символ-в-символ. Если в уставе «детский сад», но РКН принимает только из ЕГРЮЛ — копируйте из выписки.

Шаг 3. Сведения о руководителе

Указывается ФИО руководителя (заведующий для МБДОУ / директор для МБОУ) и должность. Этот же человек подписывает уведомление КЭП.

Шаг 4. Сведения об ответственном за обработку ПДн

По части 1 статьи 18.1 152-ФЗ оператор обязан назначить ответственного. В МБДОУ/МБОУ это обычно:

• Заведующий/директор — для маленьких учреждений (1 здание, до 100 воспитанников/учеников)
• Делопроизводитель / секретарь — для средних учреждений
• Заместитель по АХЧ или юрисконсульт — для больших школ (от 500 учеников)

Назначение оформляется приказом руководителя «О назначении ответственного за организацию обработки персональных данных в МБДОУ № N» с указанием ФИО, должности и круга обязанностей.

В уведомлении указываются:

• ФИО ответственного полностью
• Телефон (рабочий)
• Email — желательно отдельный, например pdn@mbdou20.beluo31.ru, чтобы запросы субъектов ПДн не терялись в общем потоке

Шаг 5. Цели обработки ПДн — самый сложный раздел

Для МБДОУ типичный набор целей (вписывайте все применимые):

1. Осуществление образовательной деятельности в соответствии с уставом и лицензией на образовательную деятельность № … от …
2. Обеспечение взаимодействия с родителями (законными представителями) воспитанников: ведение договоров об образовании, уведомление о посещаемости, расчёт родительской платы
3. Кадровое делопроизводство в отношении работников: заключение и расторжение трудовых договоров, ведение трудовых книжек, начисление заработной платы
4. Передача данных в государственные информационные системы: ФИС ФРДО (Федеральный реестр документов об образовании), ГИС «Моя школа», ЕГИССО (Единая государственная информационная система социального обеспечения), Сетевой город. Образование (СГО), региональный сегмент Контингент
5. Ведение бухгалтерского и налогового учёта в соответствии с 402-ФЗ
6. Исполнение требований законодательства об образовании — 273-ФЗ, архивное законодательство (сроки хранения), приказ Минпросвещения №458 (порядок приёма)
7. Обеспечение охраны жизни и здоровья воспитанников: пропускной режим, видеонаблюдение, медицинский контроль

Для МБОУ добавляются: организация ЕГЭ/ОГЭ, выдача аттестатов через ФИС ФРДО, итоговое сочинение.

Не пишите: «Уставная деятельность», «Реализация прав учреждения», «Иные цели в соответствии с законодательством» — РКН отклоняет такие размытые формулировки.

Шаг 6. Категории субъектов ПДн

Для МБДОУ/МБОУ обязательно отмечайте:

• Воспитанники / Обучающиеся (несовершеннолетние)
• Родители (законные представители) воспитанников / обучающихся
• Работники (педагогический, учебно-вспомогательный, обслуживающий персонал)
• Кандидаты на трудоустройство (если ведёте кадровый резерв)
• Контрагенты (физлица — представители контрагентов по договорам с поставщиками)

Если в учреждении есть стажёры / практиканты из педколледжа / волонтёры — отдельная категория «Иные физические лица, состоящие в правоотношениях с Оператором».

Шаг 7. Категории обрабатываемых ПДн

Здесь самое важное — указать все категории, которые фактически обрабатываете, но не указывать лишнего. РКН сверяет с реальными формами и документами при проверке.

Типичный набор для МБДОУ:

ПДн воспитанников: - ФИО ребёнка - Дата и место рождения - Адрес проживания и регистрации - Свидетельство о рождении (серия, номер) - СНИЛС, полис ОМС - Сведения о состоянии здоровья (медицинская карта формы 026/у) — специальные категории - Сведения о прививках - Сведения об инвалидности (для ребёнка-инвалида) — специальные категории - Фотография (для оформления уголка группы, журнала посещаемости) — биометрия по части 1 статьи 11 152-ФЗ

ПДн родителей: - ФИО, дата рождения - Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан) - Адрес проживания - СНИЛС, ИНН - Контактный телефон, email - Место работы и должность - Семейное положение, состав семьи (для расчёта родительской платы и компенсации) - Реквизиты банковской карты (для перечисления компенсации части родительской платы по 273-ФЗ) - Сведения о льготах (многодетная семья, мать-одиночка) - Сведения о судимости — специальные категории (если применимо, обычно нет)

ПДн работников: - Полный кадровый набор по статье 65 ТК РФ (ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовая книжка, образование, медкнижка) - Сведения о состоянии здоровья (профосмотры) — специальные категории - Сведения о судимости — специальные категории (обязательно по статье 351.1 ТК РФ для допуска к работе с детьми)

Шаг 8. Способы обработки

Отметить:

• Сбор
• Запись, систематизация, накопление
• Хранение (в том числе в архиве в соответствии с архивным законодательством)
• Использование
• Передача (в том числе в государственные информационные системы — ФИС ФРДО, СГО, ЕГИССО)
• Обезличивание (для отчётности)
• Удаление, уничтожение (по истечении сроков хранения)

Тип обработки: смешанная (автоматизированная + неавтоматизированная). Бумажные журналы посещаемости, личные дела в шкафу — это неавтоматизированная обработка по Постановлению Правительства РФ №687 от 15.09.2008.

Шаг 9. Меры безопасности — типовой набор для бюджетного учреждения

В уведомлении не нужно описывать каждую меру подробно — достаточно отметить применяемые. Стандартный набор для МБДОУ/МБОУ:

Правовые меры: - Назначен ответственный за организацию обработки ПДн (приказ № … от …) - Утверждено Положение об обработке ПДн - Утверждён перечень должностей, имеющих доступ к ПДн - Утверждён перечень ИСПДн (информационных систем ПДн) - Заключены соглашения о неразглашении ПДн с работниками - Размещена Политика конфиденциальности на сайте

Технические меры: - Хранение ПДн на серверах в Российской Федерации (часть 5 статьи 18 152-ФЗ — это обязательно, в том числе через размещение сайта на gosweb.gosuslugi.ru) - Использование сертифицированных средств защиты информации (если используются — антивирус, межсетевой экран) - Парольная защита, разграничение прав доступа - Резервное копирование - Шифрование передачи данных (HTTPS на сайте)

Организационные меры: - Бумажные носители — в запираемых шкафах кабинета заведующего/делопроизводителя - Ведение журнала учёта обращений субъектов ПДн - Регулярное обучение сотрудников вопросам обработки ПДн - Контроль уничтожения ПДн по истечении сроков хранения

Расширенные меры (сертифицированные СЗИ, аттестация ИСПДн) для МБДОУ обычно избыточны и нужны только для крупных школ с собственными электронными журналами и интегрированными ИСПДн.

Шаг 10. Трансграничная передача — указывать?

Если учреждение размещает сайт на gosweb.gosuslugi.ru, использует региональный СГО / «Моя школа» / ФИС ФРДО — трансграничной передачи нет, эти системы работают только в РФ.

Трансграничная передача возникает, если:

• На сайте подключён Google Analytics / Google Tag Manager (передача в США)
• Используется Zoom для родительских собраний (передача в США)
• Используется Google Workspace (Google Classroom, Google Forms) — передача в США
• Используется иностранная CRM, мессенджер, email-сервис

В этих случаях трансграничную передачу необходимо указать в уведомлении и подать его в РКН до начала передачи. За неуведомление о трансграничной передаче предусмотрена ответственность по статье 19.7 / части 10 статьи 13.11 КоАП (для юрлица до 300 000 ₽). Штраф до 6 миллионов рублей по части 8 статьи 13.11 КоАП относится к нарушению локализации (хранение данных россиян в РФ), а не к трансграничной передаче. Подробнее: «Трансграничная передача персональных данных».

Рекомендация для МБДОУ/МБОУ: отказаться от иностранных сервисов и использовать только российские аналоги (Яндекс.Телемост вместо Zoom, ВК Образование вместо Google Classroom, ВК Реклама вместо Google Analytics). Это снимает риск штрафа за трансграничную передачу и упрощает уведомление РКН.

Шаг 11. Дата начала обработки

Если учреждение работает много лет — указывается реальная дата начала деятельности по уставу, а не сегодняшняя. Например, для МБДОУ, открытого в 1994 году — 01.09.1994. РКН не штрафует за «опоздание с уведомлением», но штрафует за факт неуведомления.

Шаг 12. Подписать КЭП и отправить

Подписать квалифицированной электронной подписью заведующего/директора (получается бесплатно в УЦ Казначейства РФ для бюджетных учреждений). Отправить через форму на pd.rkn.gov.ru.

Шаг 13. Получить регистрационный номер

В течение 30 рабочих дней (часть 4 статьи 22 152-ФЗ) сведения вносятся в реестр операторов ПДн. Учреждение получит регистрационный номер вида XX-XX-XXXXXX (например, 31-25-001234 для Белгородской области). Номер автоматически вносится в реестр операторов на сайте РКН.

Проверить факт включения: pd.rkn.gov.ru → «Реестр операторов» → поиск по ИНН учреждения.

Способ 2. Подача почтой (если нет КЭП)

Альтернатива для учреждений, где заведующий ещё не получил КЭП:

1. Заполнить форму на pd.rkn.gov.ru (без отправки — нажать «Сохранить» вместо «Подписать и отправить»).
2. Распечатать заполненную форму на бланке учреждения (с угловым штампом).
3. Подписать руководителем (заведующий/директор).
4. Заверить печатью учреждения.
5. Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении в территориальное управление Роскомнадзора по субъекту РФ (для Белгородской области — Управление Роскомнадзора по Белгородской области, г. Белгород).
6. Сохранить квитанцию об отправке и опись вложения — пригодится, если письмо потеряется.

Срок обработки тот же — 30 рабочих дней с момента получения. Регистрационный номер приходит на email учреждения или письмом.

Частые причины отказа РКН — на что обратить внимание

По статистике приёма уведомлений за 2024–2025 годы, типичные причины возврата уведомления от МБДОУ/МБОУ на доработку:

После подачи: что ещё обязательно сделать

Подача уведомления — только первый шаг. По 152-ФЗ оператор обязан:

1. Разместить Политику в отношении обработки ПДн на сайте (часть 2 статьи 18.1) — подробно: «Политика ПДн на сайте gosweb»
2. Утвердить Положение об обработке ПДн внутренним приказом учреждения
3. Утвердить перечень должностей с доступом к ПДн и заключить с ними соглашения о неразглашении
4. Получить согласия родителей на обработку ПДн ребёнка по требованиям части 4 статьи 9 152-ФЗ (с отдельным согласием на специальные категории — здоровье)
5. Получить согласия работников на обработку ПДн
6. Назначить ответственного приказом руководителя
7. Соблюдать сроки уничтожения ПДн (личные дела воспитанников хранятся в течение срока, установленного архивным законодательством и номенклатурой дел учреждения)
8. Подавать уточнённое (изменённое) уведомление в течение 10 рабочих дней при любых изменениях (новое наименование учреждения, новые цели обработки, смена ответственного)

Для размещения на сайте — есть требования приказа Рособрнадзора №1493 (в силе с 01.09.2024); отдельные изменения структуры сайта ожидаются с 01.03.2026.

Штрафы для бюджетного учреждения

Неуведомление РКН (часть 10 статьи 13.11 КоАП):

Несвоевременная подача уточнённого (изменённого) уведомления — ответственность по статье 13.11 КоАП (за нарушение порядка уведомления оператором). За само неуведомление об изменениях санкции применяются по статье 13.11 КоАП.

Отсутствие Политики ПДн на сайте (часть 3 статьи 13.11):

• Юридические лица — 30 000–60 000 ₽

Обработка специальных категорий ПДн (здоровье ребёнка) без письменного согласия (по статье 13.11 КоАП):

• Юридические лица — порядка 1 000 000–1 500 000 ₽ (повышенный штраф за обработку спецкатегорий без согласия)

Штраф для бюджетного учреждения оплачивается из субсидии на выполнение муниципального задания — то есть фактически за счёт средств, предусмотренных на ремонт, обновление инвентаря, оплату труда. Это одна из зон ответственности руководителя учреждения.

Как мы можем помочь

Подготовка уведомления вручную для МБДОУ/МБОУ занимает 2–4 часа времени заведующего и часто требует консультации юриста за 5 000–15 000 ₽. Сервис РКН Аудит делает это за 499 рублей: вы вводите ИНН — мы вытягиваем все реквизиты из ЕГРЮЛ и реестра РКН, формируем уведомление по образцу с правильными формулировками целей и категорий, готовим Политику ПДн в формате PDF/DOC для размещения на сайте (включая адаптацию под gosweb), пакет приказов и согласий. Оплата по счёту через бухгалтерию учреждения, КОСГУ 226 («Прочие работы, услуги»), закрывающие документы (акт + счёт-фактура) в день оплаты.

Получить пакет документов для детского сада — 499 ₽ ←

Часто задаваемые вопросы

См. раздел FAQ в начале статьи (структурированные ответы для поисковых систем).

Связанные материалы

• Реестр операторов РКН: как проверить себя
• Срок уведомления — за сколько дней до обработки
• Политика ПДн на сайте gosweb.gosuslugi.ru
• Приказ Рособрнадзора №1493: структура сайта школы
• Бот РКН: автоматическая проверка по ИНН
• Штраф за отсутствие политики