Как детскому саду или школе подать уведомление в Роскомнадзор: пошаговая инструкция с заполнением

Муниципальные дошкольные и общеобразовательные учреждения — МБДОУ, МБОУ, МКУ — являются операторами персональных данных по статье 3 152-ФЗ, потому что они обрабатывают ПДн воспитанников, обучающихся, их родителей и сотрудников. По части 1 статьи 22 152-ФЗ оператор обязан уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать ПДн до начала обработки. Исключения из части 2 статьи 22 (только данные сотрудников / разовый договор / обезличенные данные) для образовательных учреждений не применяются: учреждение всегда обрабатывает ПДн третьих лиц (детей и их родителей), хранит данные в архивах после выпуска (в соответствии с архивным законодательством и номенклатурой дел), работает со специальными категориями (медицинские сведения о здоровье ребёнка). РКН ведёт реестр операторов; отсутствие уведомления у МБДОУ/МБОУ может быть выявлено при автоматизированном мониторинге РКН и по жалобам. Штраф для юрлица — 100 000–300 000 ₽ по части 10 статьи 13.11 КоАП. Эта статья — пошаговая инструкция, как заведующему или директору правильно заполнить уведомление, чтобы РКН не вернул его на доработку. Источники: pd.rkn.gov.ru, статья 22 152-ФЗ, приказ Рособрнадзора №1493.

Проверьте, есть ли ваше учреждение в реестре операторов — бесплатно по ИНН ←

Когда подавать уведомление: новое учреждение и «задним числом»

Новое учреждение (зарегистрировано в этом году): уведомление подаётся до начала фактической обработки ПДн, то есть до приёма первого ребёнка / зачисления первого ученика / приёма первого сотрудника. На практике — сразу после получения лицензии на образовательную деятельность и до открытия сайта.

Действующее учреждение без уведомления (работает 5/10/20 лет, но не уведомляло РКН — частая ситуация для бюджетных учреждений, открытых до массового вступления в силу 152-ФЗ в 2006 году): уведомление подаётся срочно, в графе «Дата начала обработки» указывается реальная дата начала обработки, а не сегодняшняя — то есть, например, «01.09.1994» для детского сада, открытого в 1994 году. РКН не штрафует за «опоздание» — штраф только за факт неуведомления. Чем раньше подаёте — тем лучше.

Подробнее о сроках: «За сколько дней до сбора ПДн нужно уведомить РКН».

Способ 1. Электронная подача через портал персональных данных

Шаг 1. Авторизоваться на pd.rkn.gov.ru

Откройте pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/. Кнопка «Войти через Госуслуги (ЕСИА)». Авторизуйтесь учётной записью юридического лица (МБДОУ/МБОУ) — не учредителя, не заведующего как физлица.

Для авторизации нужна подтверждённая учётная запись руководителя на Госуслугах, привязанная к учреждению. Отправить уведомление можно двумя способами: подписав его усиленной квалифицированной электронной подписью заведующего или директора (сертификат для бюджетного учреждения бесплатно оформляет Удостоверяющий центр Федерального казначейства) либо подтвердив отправку через учётную запись на Госуслугах, без подписи.

Шаг 2. Заполнить реквизиты Оператора

Введите данные учреждения:

Важно: наименование должно совпадать с записью в ЕГРЮЛ символ-в-символ. Если в уставе «детский сад», но РКН принимает только из ЕГРЮЛ — копируйте из выписки.

Шаг 3. Сведения о руководителе

Указывается ФИО руководителя (заведующий для МБДОУ / директор для МБОУ) и должность. Этот же человек подписывает уведомление КЭП.

Шаг 4. Сведения об ответственном за обработку ПДн

По части 1 статьи 18.1 152-ФЗ оператор обязан назначить ответственного. В МБДОУ/МБОУ это обычно:

• Заведующий/директор — для маленьких учреждений (1 здание, до 100 воспитанников/учеников)
• Делопроизводитель / секретарь — для средних учреждений
• Заместитель по АХЧ или юрисконсульт — для больших школ (от 500 учеников)

Назначение оформляется приказом руководителя «О назначении ответственного за организацию обработки персональных данных в МБДОУ № N» с указанием ФИО, должности и круга обязанностей.

В уведомлении указываются:

• ФИО ответственного полностью
• Телефон (рабочий)
• Email — желательно отдельный, например pdn@mbdou20.beluo31.ru, чтобы запросы субъектов ПДн не терялись в общем потоке

Шаг 5. Цели обработки ПДн — самый сложный раздел

Для МБДОУ типичный набор целей (вписывайте все применимые):

1. Осуществление образовательной деятельности в соответствии с уставом и лицензией на образовательную деятельность № … от …
2. Обеспечение взаимодействия с родителями (законными представителями) воспитанников: ведение договоров об образовании, уведомление о посещаемости, расчёт родительской платы
3. Кадровое делопроизводство в отношении работников: заключение и расторжение трудовых договоров, ведение трудовых книжек, начисление заработной платы
4. Передача данных в государственные информационные системы: ФИС ФРДО (Федеральный реестр документов об образовании), ГИС «Моя школа», ЕГИССО (Единая государственная информационная система социального обеспечения), Сетевой город. Образование (СГО), региональный сегмент Контингент
5. Ведение бухгалтерского и налогового учёта в соответствии с 402-ФЗ
6. Исполнение требований законодательства об образовании — 273-ФЗ, архивное законодательство (сроки хранения), приказ Минпросвещения №458 (порядок приёма)
7. Обеспечение охраны жизни и здоровья воспитанников: пропускной режим, видеонаблюдение, медицинский контроль

Для МБОУ добавляются: организация ЕГЭ/ОГЭ, выдача аттестатов через ФИС ФРДО, итоговое сочинение.

Не пишите: «Уставная деятельность», «Реализация прав учреждения», «Иные цели в соответствии с законодательством» — РКН отклоняет такие размытые формулировки.

Шаг 6. Категории субъектов ПДн

Для МБДОУ/МБОУ обязательно отмечайте:

• Воспитанники / Обучающиеся (несовершеннолетние)
• Родители (законные представители) воспитанников / обучающихся
• Работники (педагогический, учебно-вспомогательный, обслуживающий персонал)
• Кандидаты на трудоустройство (если ведёте кадровый резерв)
• Контрагенты (физлица — представители контрагентов по договорам с поставщиками)

Если в учреждении есть стажёры / практиканты из педколледжа / волонтёры — отдельная категория «Иные физические лица, состоящие в правоотношениях с Оператором».

Шаг 7. Категории обрабатываемых ПДн

Здесь самое важное — указать все категории, которые фактически обрабатываете, но не указывать лишнего. РКН сверяет с реальными формами и документами при проверке.

Типичный набор для МБДОУ:

ПДн воспитанников: - ФИО ребёнка - Дата и место рождения - Адрес проживания и регистрации - Свидетельство о рождении (серия, номер) - СНИЛС, полис ОМС - Сведения о состоянии здоровья (медицинская карта формы 026/у) — специальные категории - Сведения о прививках - Сведения об инвалидности (для ребёнка-инвалида) — специальные категории - Фотография (для оформления уголка группы, журнала посещаемости) — биометрия по части 1 статьи 11 152-ФЗ

ПДн родителей: - ФИО, дата рождения - Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан) - Адрес проживания - СНИЛС, ИНН - Контактный телефон, email - Место работы и должность - Семейное положение, состав семьи (для расчёта родительской платы и компенсации) - Реквизиты банковской карты (для перечисления компенсации части родительской платы по 273-ФЗ) - Сведения о льготах (многодетная семья, мать-одиночка) - Сведения о судимости — специальные категории (если применимо, обычно нет)

ПДн работников: - Полный кадровый набор по статье 65 ТК РФ (ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовая книжка, образование, медкнижка) - Сведения о состоянии здоровья (профосмотры) — специальные категории - Сведения о судимости — специальные категории (обязательно по статье 351.1 ТК РФ для допуска к работе с детьми)

Шаг 8. Способы обработки

Отметить:

• Сбор
• Запись, систематизация, накопление
• Хранение (в том числе в архиве в соответствии с архивным законодательством)
• Использование
• Передача (в том числе в государственные информационные системы — ФИС ФРДО, СГО, ЕГИССО)
• Обезличивание (для отчётности)
• Удаление, уничтожение (по истечении сроков хранения)

Тип обработки: смешанная (автоматизированная + неавтоматизированная). Бумажные журналы посещаемости, личные дела в шкафу — это неавтоматизированная обработка по Постановлению Правительства РФ №687 от 15.09.2008.

Шаг 9. Меры безопасности — типовой набор для бюджетного учреждения

В уведомлении не нужно описывать каждую меру подробно — достаточно отметить применяемые. Стандартный набор для МБДОУ/МБОУ:

Правовые меры: - Назначен ответственный за организацию обработки ПДн (приказ № … от …) - Утверждено Положение об обработке ПДн - Утверждён перечень должностей, имеющих доступ к ПДн - Утверждён перечень ИСПДн (информационных систем ПДн) - Заключены соглашения о неразглашении ПДн с работниками - Размещена Политика конфиденциальности на сайте

Технические меры: - Хранение ПДн на серверах в Российской Федерации (часть 5 статьи 18 152-ФЗ — это обязательно, в том числе через размещение сайта на gosweb.gosuslugi.ru) - Использование сертифицированных средств защиты информации (если используются — антивирус, межсетевой экран) - Парольная защита, разграничение прав доступа - Резервное копирование - Шифрование передачи данных (HTTPS на сайте)

Организационные меры: - Бумажные носители — в запираемых шкафах кабинета заведующего/делопроизводителя - Ведение журнала учёта обращений субъектов ПДн - Регулярное обучение сотрудников вопросам обработки ПДн - Контроль уничтожения ПДн по истечении сроков хранения

Расширенные меры (сертифицированные СЗИ, аттестация ИСПДн) для МБДОУ обычно избыточны и нужны только для крупных школ с собственными электронными журналами и интегрированными ИСПДн.

Шаг 10. Трансграничная передача — указывать?

Если учреждение размещает сайт на gosweb.gosuslugi.ru, использует региональный СГО / «Моя школа» / ФИС ФРДО — трансграничной передачи нет, эти системы работают только в РФ.

Трансграничная передача возникает, если:

• На сайте подключён Google Analytics / Google Tag Manager (передача в США)
• Используется Zoom для родительских собраний (передача в США)
• Используется Google Workspace (Google Classroom, Google Forms) — передача в США
• Используется иностранная CRM, мессенджер, email-сервис

В этих случаях трансграничную передачу необходимо указать в уведомлении и подать его в РКН до начала передачи. За неуведомление о трансграничной передаче предусмотрена ответственность по статье 19.7 / части 10 статьи 13.11 КоАП (для юрлица до 300 000 ₽). Штраф до 6 миллионов рублей по части 8 статьи 13.11 КоАП относится к нарушению локализации (хранение данных россиян в РФ), а не к трансграничной передаче. Подробнее: «Трансграничная передача персональных данных».

Рекомендация для МБДОУ/МБОУ: отказаться от иностранных сервисов и использовать только российские аналоги (Яндекс.Телемост вместо Zoom, ВК Образование вместо Google Classroom, ВК Реклама вместо Google Analytics). Это снимает риск штрафа за трансграничную передачу и упрощает уведомление РКН.

Шаг 11. Дата начала обработки

Если учреждение работает много лет — указывается реальная дата начала деятельности по уставу, а не сегодняшняя. Например, для МБДОУ, открытого в 1994 году — 01.09.1994. РКН не штрафует за «опоздание с уведомлением», но штрафует за факт неуведомления.

Шаг 12. Подписать и отправить

Подписать квалифицированной электронной подписью заведующего или директора (для бюджетных учреждений сертификат бесплатно оформляет УЦ Федерального казначейства) — либо подтвердить отправку через учётную запись учреждения на Госуслугах. Отправить через форму на pd.rkn.gov.ru.

Шаг 13. Получить регистрационный номер

В течение 30 дней с даты поступления уведомления (статья 22 152-ФЗ, часть 4) сведения вносятся в реестр операторов ПДн. Дни календарные: слова «рабочих» в норме нет. Учреждение получит регистрационный номер вида XX-XX-XXXXXX (например, 31-25-001234 для Белгородской области). Номер автоматически вносится в реестр операторов на сайте РКН.

Проверить факт включения: pd.rkn.gov.ru → «Реестр операторов» → поиск по ИНН учреждения.

Способ 2. Подача почтой

Вариант для учреждений, где заведующий ещё не получил КЭП и учётная запись на Госуслугах к учреждению не привязана:

1. Заполнить форму на pd.rkn.gov.ru (без отправки — нажать «Сохранить» вместо «Подписать и отправить»).
2. Распечатать заполненную форму на бланке учреждения (с угловым штампом).
3. Подписать руководителем (заведующий/директор).
4. Заверить печатью учреждения.
5. Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении в территориальное управление Роскомнадзора по субъекту РФ (для Белгородской области — Управление Роскомнадзора по Белгородской области, г. Белгород).
6. Сохранить квитанцию об отправке и опись вложения — пригодится, если письмо потеряется.

Срок тот же — 30 дней с даты поступления письма в управление. Регистрационный номер приходит на email учреждения или письмом.

Частые причины отказа РКН — на что обратить внимание

По статистике приёма уведомлений за 2024–2025 годы, типичные причины возврата уведомления от МБДОУ/МБОУ на доработку:

После подачи: что ещё обязательно сделать

Подача уведомления — только первый шаг. По 152-ФЗ оператор обязан:

1. Разместить Политику в отношении обработки ПДн на сайте (часть 2 статьи 18.1) — подробно: «Политика ПДн на сайте gosweb»
2. Утвердить Положение об обработке ПДн внутренним приказом учреждения
3. Утвердить перечень должностей с доступом к ПДн и заключить с ними соглашения о неразглашении
4. Получить согласия родителей на обработку ПДн ребёнка по требованиям части 4 статьи 9 152-ФЗ (с отдельным согласием на специальные категории — здоровье)
5. Получить согласия работников на обработку ПДн
6. Назначить ответственного приказом руководителя
7. Соблюдать сроки уничтожения ПДн (личные дела воспитанников хранятся в течение срока, установленного архивным законодательством и номенклатурой дел учреждения)
8. Подавать уведомление об изменении сведений не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменения (часть 7 статьи 22 152-ФЗ), — при любых изменениях: новое наименование учреждения, новые цели обработки, смена ответственного за организацию обработки

Для размещения на сайте — есть требования приказа Рособрнадзора №1493 (в силе с 01.09.2024); отдельные изменения структуры сайта ожидаются с 01.03.2026.

Штрафы для бюджетного учреждения

Неуведомление РКН (часть 10 статьи 13.11 КоАП):

Несвоевременная подача уточнённого (изменённого) уведомления — ответственность по статье 13.11 КоАП (за нарушение порядка уведомления оператором). За само неуведомление об изменениях санкции применяются по статье 13.11 КоАП.

Отсутствие Политики ПДн на сайте (часть 3 статьи 13.11):

• Юридические лица — 30 000–60 000 ₽

Обработка специальных категорий ПДн (здоровье ребёнка) без письменного согласия (по статье 13.11 КоАП):

• Юридические лица — порядка 1 000 000–1 500 000 ₽ (повышенный штраф за обработку спецкатегорий без согласия)

Штраф для бюджетного учреждения оплачивается из субсидии на выполнение муниципального задания — то есть фактически за счёт средств, предусмотренных на ремонт, обновление инвентаря, оплату труда. Это одна из зон ответственности руководителя учреждения.

Как мы можем помочь

Подготовка уведомления вручную для МБДОУ/МБОУ занимает 2–4 часа времени заведующего и часто требует консультации юриста за 5 000–15 000 ₽. Сервис РКН Аудит делает это за 499 рублей: вы вводите ИНН — мы вытягиваем все реквизиты из ЕГРЮЛ и реестра РКН, формируем уведомление по образцу с правильными формулировками целей и категорий, готовим Политику ПДн в формате PDF/DOC для размещения на сайте (включая адаптацию под gosweb), пакет приказов и согласий. Оплата по счёту через бухгалтерию учреждения, КОСГУ 226 («Прочие работы, услуги»), закрывающие документы (акт + счёт-фактура) в день оплаты.

Получить пакет документов для детского сада — 499 ₽ ←

Часто задаваемые вопросы

См. раздел FAQ в начале статьи (структурированные ответы для поисковых систем).

Связанные материалы

• Реестр операторов РКН: как проверить себя
• Срок уведомления — за сколько дней до обработки
• Политика ПДн на сайте gosweb.gosuslugi.ru
• Приказ Рособрнадзора №1493: структура сайта школы
• Бот РКН: автоматическая проверка по ИНН
• Штраф за отсутствие политики

Бесплатно: генератор согласий родителей на передачу данных ребёнка в ФИС ФРДО / ЕГИССО / «Моя школа» / СГО. Полный комплект для учреждения — 499 ₽ на /dlya-shkol-i-sadov.